1. Rekisterinpitäjä
Alfa Partners Academy Oy
Sammonkatu 68, 33830 TAMPERE
2. Rekisteristä vastaava henkilö
Alfa Partners Academyn toimitusjohtaja: toimisto(at)alfapartners.fi
3. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt henkilöt
Alfa Partners Academyn opiskelijarekisteri, henkilöstörekisteri sekä asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri.
Alfa Partners Academyn koulutuksiin ja palveluihin osallistujat, Alfa Partners Academyn henkilöstö ja Alfa Partners Academyn asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden sekä sidosryhmien yhteyshenkilöt.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Keräämme henkilötietoja perustelluista syistä kuten opiskeluprosessien, koulutusten suorittamisen, viestinnän tai asiakassuhteiden hoitamista varten. Rekisterin käyttötarkoituksena on Alfa Partners Academyn koulutustoiminnan järjestäminen, asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoito, asiakas- ja yhteistyöverkoston informointi sekä palveluista tiedottaminen, asiakastiedon analysointi ja mahdollinen tutkimustoiminta. Tutkimustuloksista ei ilmene rekisteröityjen henkilötietoja.
5. Rekisterin tietosisältö
Opiskelijoiden henkilötietoja sisältävät Moodle-etäopiskelujärjestelmä, verkkosivujen ilmoittautumisjärjestelmä sekä Procountor-kirjanpitojärjestelmä. Rekisterissä olevia opiskelijoita koskevia tietoja voivat olla niiden ollessa tarpeellisia henkilön perustiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot), koulutustaso ja ammatti sekä henkilön itsensä toimittamat tiedot.
Henkilöstöä koskevia henkilörekisteritietoja ovat henkilötunnus, työsuhdetta koskevat ja palkanlaskentaan liittyvät tiedot, työajan seuranta ja vuosilomatiedot sekä lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot.
Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden sekä sidosryhmien yhteyshenkilörekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:
• asiakasorganisaation nimi, mahdollinen y-tunnus, yhteystiedot, laskutustiedot
• yhteyshenkilöiden tiedot (nimi, asema organisaatiossa, puhelin, sähköposti, osoite)
• kontaktihistoria, markkinointi- ja kampanjatiedot
6. Rekisterin pitämisen peruste
Rekisterin pitämisen peruste on oikeutettu etu Alfa Partners Academyn liiketoiminnan toteuttamiseksi. Opiskelijarekisterissä perusteena on rekisteröidyn suostumus ja/tai palvelun hankkineen organisaation luovuttamat tiedot. Henkilöstörekisterin perusteena on työnantajan lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään tai julkisista tietolähteistä ja lisäksi asiakasorganisaatio voi luovuttaa tarvittavat tiedot osallistujista palvelujen toteuttamiseksi.
8. Tietojen luovutus
Alfa Partners Academy ei luovuta rekistereissä olevia tietoja ulkopuolisille, muuten kuin rekisteröidyn antamalla erillisellä luvalla.
Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojaus
Alfapartners.fi-verkkosivuston ja Moodle-oppimisympäristön rekisterit on tallennettu, ja niitä käytetään salasanoin suojatussa verkkoympäristössä. Alfa Partners Academy on huolehtinut lainmukaisista suojaustoimista. Verkkopalveluiden tietoliikenne on SSL/TLS-salattua ja tietojärjestelmät on suojattu palomuurilla. Palvelimista vastaavat GDPR-säädösten mukaisesti toimivat yhteistyökumppanit.
Rekisterien käyttö on rajattu nimetyille Alfa Partners Academyn työntekijöille sekä tarvittaessa yhteistyökumppaneiden nimetyille työntekijöille. Henkilötietojen käsittely edellyttää henkilökohtaisia käyttöoikeuksia. Yhteistyökumppaneilta (jotka käsittelevät henkilötietoja) edellytämme GDPR-sopimuslaajennosta.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä tai kieltää tiedon käyttö markkinointi- tai tutkimustoimintaan. Tarkastus- ja korjausoikeutta käyttääkseen rekisteröidyn tulee olla yhteydessä Alfa Partners Academyn rekisteristä vastaavaan henkilöön ja sopia henkilökohtaisesta käynnistä, jonka yhteydessä henkilöllisyys varmistetaan.
Niiden tietojen osalta, joissa Alfa Partners Academy on henkilötietojen käsittelijä, tarkistuspyynnöt tulee osoittaa suoraan rekisterinpitäjälle.
11. Tietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään lain tai muiden säädösten mukaisesti tarpeellinen ja perusteltu aika. Tiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei enää ole perustetta. Säilytysajat on määritelty eri henkilötietoryhmille käyttötarkoitusten ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Alfa Partners Academy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta (EU 2016/679) ja kansallista lainsäädäntöä.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi.